電子郵件修辭學：在別人的思考裡思考

傻翔

摘自-經理人雜誌
文-文及元


      寫e-mail時不妨想像自己是面對著對方，而不是面對鍵盤與螢幕；多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。

      修辭學是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣，很容易被視為無禮，這是因為眼見為憑，文字用看的比用聽更容易被放大檢驗。

      因此，撰寫商務電郵前，不妨用以下3個動作暖身一下：

      1.想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與螢幕，這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得，書寫時要比口語對話再稍微正式一點。

      2.設想對方看了你的信之後可能有的觀點，也就是要在別人的思考裡思考。

      3.了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可。

      多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。說明如下：

▓結構：第一段與最後一段是重點

      電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。如果信件很長，最好在結尾的部分，再度強調第一段的重點。

▓要求：主動說出你期待對方做的事情

      當你想要收件者採取行動時，如果電郵的內容長，在信件的一開始，就說明你的要求。如果內容很短，不超過一個螢幕可以讀完的範圍，就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

▓日期：日期與時間要明確

      在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什麼時候？因此最好改成「下周三（如9月27日）」「下個月（如10月）」，時間也要明確，是上午還是下午？是以自己或對方的時區為準？以免雙方認知不同而產生誤會。

▓主題

      如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

▓回覆

      如果你回覆對方的來信時，使用對方的主旨回覆，讓對方知道這是來自於你的回覆。此外，如果想要在主旨點出回覆的重點，可以在郵件本文內容裡寫上「回覆主旨：ＸＸＸＸＸＸ」讓對方知道這是回覆哪一封信。

▓風格

      檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風格輕鬆但不失禮，而且也比較自然順暢。

▓語感

      1.採用主動的語氣。讓收信者知道，是誰應該來做這件事情。例如：

      A.你對這件事情有什麼想法？

      B.有誰可以提供意見給我？

      看得出來嗎？A比B來得主動而明確。

      2.動詞比名詞更有力量。讓我們唸唸看以下兩句話：

      C.讓我們做個計畫吧！

      D.讓我們計畫這件事情。

      在D句裡，「計畫」兩個字被用在動詞的表現，會比C句用在名詞有力量。

      最後也是最重要的是，當你使用職場的電子郵件對外溝通，就應該謹守商業電子郵件的分寸，不要假公濟私，撰寫或傳送與職場毫無關係的內容，因為在某些你不知情的狀況之下，電郵會被保存在企業的公用硬碟或備份檔案中。