摘自-cheers雜誌
主講-（奧美廣告公司副總經理）
整理-史書華
即時通訊是現代人的重要溝通工具之一，但忽略一些使用上的細節，除了招來他人的反感外，同時也會耽誤到自己的工作效率。
現代人多半會使用即時通訊作為溝通的工具之一，雖然有些公司會禁止使用即時通訊軟體，但每件事物都有正反兩面，我們可以選擇用正面的態度去面對，在了解及認清它的本質後，就去善用它。
電子郵件與即時通訊的選擇
和即時通訊相較，電子郵件嚴格說起來是比較正式的溝通管道，常用在一人對多人的情形，而傳遞內容也以無立即時效性的訊息為主，例如交代工作或轉寄文件。
至於即時通訊，則常使用在一對一的溝通，所使用的語言會比較親密，一些面對面無法溝通的事情都可以透過即時通訊的協助來完成。例如在開會時，人員的發言並不是很適當，若當下公開指責，對方的心裡會有點不舒服。但會後，則可以透過即時通訊跟他說明剛才的情境，並提供他更好的建議，這種方式的溝通，同事就會比較容易虛心接受。
另外，即時通訊和電子郵件最大的不同點，是即時通訊在溝通上相對生動。撰寫電子郵件，是在陳述一個事實，但即時通訊因為有你來我往的對話以及表情符號的使用，所以為溝通增加了現場感，也拉近彼此之間的距離。
使用即時通訊的訣竅
了解即時通訊的基本特性後，就可以學習如何善用它。
首先，要獲得對方的即時通訊帳號，就像如何向對方索取電話號碼一般。若第1次見面就和對方索取，這樣會比較唐突。但和對方熟識到一定的舒服程度後，就可以詢問對方有沒有即時通訊的帳號。
在擁有對方的帳號後，接下來要學會分門別類。由於大家在即時通訊上習慣使用暱稱，所以群組的劃分是必要的。我會依照彼此的關係來進行分類，例如客戶、同學、家人等，這樣的分類會增加我們的溝通效率，就像一個溝通指南，幫助我們搜尋特定人員。
而雙方的第1次談話，可先從工作上的議題開始。例如安排會議或資料交換等，談話內容環繞在較單純的議題上。另外，關鍵時刻的掌握也可以幫助雙方的交談更進一步。例如，趁對方生日或工作升遷時恭賀對方，這時候就會開始啟動私人情誼的聯繫。
不要將情緒表達在暱稱上
然而，在使用即時通訊系統時，仍有幾點細節需要注意。例如，雖然即時通訊的「暱稱」是一個創意的發揮空間，但當客戶出現在你的即時通訊名單上，就盡量不要將工作上的情緒表達在你的暱稱上。如果你在暱稱上顯示想要離職的想法，客戶看到後就會開始擔心，甚至懷疑你在工作上的表現。
談話前的禮儀也是要注意的地方。學會尊重別人的狀態顯示（例如忙碌、離開等），又或者是先詢問對方是否忙碌再進行對話。若事情的性質並不緊急，就盡量不要利用上班時間談論私人事情。
最後，我們應該要保護即時通訊名單上的友人帳號。我曾有朋友加入網路俱樂部，所以他名單上的朋友陸續就會收到許多垃圾郵件，造成困擾。這就像我有你的手機號碼，但還是要先親自詢問本人，才能將號碼給予第三人。
不要讓即時通訊耽誤工作效率
即時通訊其實是個很特別的溝通工具，它讓人與人之間的距離變得接近，但同時又變得疏遠。由於即時通訊多半使用打字，你可以看到辦公室裡，兩個人明明座位相鄰，可以站起來說明的事情卻仍使用即時通訊交談公事，這樣就影響到工作效率。
同時，我們可以善用狀態顯示的選項，不要被即時通訊牽著走。即時通訊常會顯示其他人的上線狀態，基於人性的好奇，我們總會看一眼彈跳出來的視窗。如此，就很容易干擾到工作思緒，進一步降低了工作效率。若真的有份文件需要處理，不但應該顯示忙碌，有時也可以選擇離線。 |
狗仔卡
發表於 2007-1-2 08:32:25
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發表於 2007-1-4 11:55:53
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