精準管理，資訊吸收超效率

傻翔

摘自:Cheers雜誌
記者:吳凱琳


      面對雜亂而龐大的資料，該如何整理出頭緒？面對成堆的文章，如何在短時間內抓住重點？在資訊氾濫的時代，你必須具備足夠的資料整理能力。

      對現代人來說，資訊發達是幸福，也是痛苦。搜尋資訊的管道變多了、也更即時，但是隨著資訊量的暴增，得花費更大工夫去整理和消化。

有效閱讀與吸收

      首先，光是閱讀蒐集到的資料，就要耗掉不少時間，而且往往看到最後，不是忘了前面看過的內容，就是腦袋裡塞了太多資訊，變得混亂不清。

      閱讀資料也需要有方法，但是你不需去學速讀，也能大幅加快閱讀速度。

      1.排除所有可能讓你分心的事物。閱讀要有效率，必須有很高的專注力，盡量在不受干擾的環境、或選擇某個完整的時段閱讀資料。如果注意力不集中，容易讀過即忘，又得重新開始。

      2.隨時記下重點。閱讀時要手眼並用。當你取得任何的文件或資料，立刻花幾分鐘的時間瀏覽全部的內容，同時用螢光筆或彩色筆劃重點，像是重要的人名、地名、刊物或一段話。

      你也可以在空白處寫下這篇文章的重點，或是使用適當大小的便利貼，日後要找資料時，就可一目了然這篇文章的內容，不需要再從頭看到尾。

      3.適當休息。根據研究，每閱讀完1小時休息5分鐘，可以大幅提升閱讀的效率。不僅避免疲勞，同時可以趁這5分鐘消化剛剛閱讀過的資料，或趁機記錄你認為重要的部份。

      4.善用心智圖。雖然心智圖（mind map）原本是用來訓練個人思考與聯想力的工具，不過也可以用來強化自己的歸納整理能力。

      《有效生活》（The Optimized Life）的作者金‧羅奇（Kim Roach）建議，每讀完一本書或一篇文章，便可採用心智圖的方法，把整本書或整篇文章的內容濃縮成一張圖。

筆記管理好，檢索沒煩惱

      筆記也是資料整理的重要工具之一，但我們通常不會花太多時間去思考如何「管理」筆記的內容。

      日本《超效率資料整理術》作者熊谷正壽認為，筆記不僅僅是讓你隨時可記下有用的資訊而已，最重要的是必須方便你日後查詢與檢索。

      因此最好選擇活頁式筆記本，可以隨時調整前後順序，而且要嚴格遵守一份資料一張活頁紙，並在每頁活頁紙的上方標明：「日期」、「地點」、「參加者」以及「主題」，或是其他可以幫助你快速抓住這頁資料重點的資訊，方便你事後查詢。

      另外像是開會時，通常你會記下必須親自處理的事情、待解決問題、或其他待辦事項等，你也可以在每件事的前面加上方格，日後問題一旦得到解決或事情完成時，便可在方格內打勾，如此便能確實掌握有哪些事情尚未處理，不會有任何遺漏。

歸納編號，去蕪存菁

      當你閱讀及記下大量資料後，要如何去蕪存菁、歸納整理出你真正需要的內容？如今為專職作家、出版過《總統是我家親戚》、《台灣西方文明初體驗》、《囍事台灣》等書的陳柔縉，有非常寶貴的經驗。
她曾經為了蒐集撰寫《囍事台灣》這本書的素材，花了不少時間從日本到台灣，跑遍各大圖書館、進行採訪、蒐集大量資料。

      前期準備時間長達多年，但是面對成堆的資料，陳柔縉卻可在極短時間內，很有效率地篩選出可用的素材。

      她的方法便是重新把所有資料看過一遍，把她認為可以寫成書的資料或是重點進行編號，再把這些編號重新寫在另一張紙上，變成綱要，最後根據這張綱要的內容，擬定書籍的大綱。

      此外，為了以後寫書需要，她隨身都會攜帶一疊紙卡，如果看到任何有趣的事物、資訊或是人，就會立即寫在紙卡上，並在右上角標明類別，有空時再依照不同類別歸類，等到某一類別的紙卡到達一定數量時，就可以成為一本新書的主題。因此，她隨時隨地都有好幾本書的素材。

資訊也要預防過量

      除了資料整理必須有方法，我們也必須有效地控制接收資訊的數量。事前做好過濾，就不至於被過多沒用的資訊淹沒。

      《PQ提高工作效能100招》作者羅拉‧史黛克（Laura Stack）提出幾點實用原則：

      1. 只要1頁就好：美國寶僑公司（P & G）曾規定，不論書面文件或電子資料都不能超過1頁，即使是數百萬美元的提案也只能用1頁摘要。如果有人提出要求，才會提供其他說明文件，這樣就不需要閱讀或審查冗長的文件。

      事實上，寫筆記時也應該遵守這樣的原則，文字盡量精簡、篇幅盡量縮短，因為筆記的目的原本就是希望可以快速閱讀重點，如果篇幅太長，就完全失去它應有的功能。

      2. 利用「規則」或「篩選」：盡量在第一時間就把不需要的資訊清除掉。就以電子郵件來說，你可以利用寄送人、特定地址、「主旨」內涵特定字眼等，篩選出特定郵件，再看你的需要將這些郵件歸檔到特定的文件夾、轉成特定顏色、標明文件必須「緊急處理」。其他屬於不重要或不需要的，就不用花時間去處理。

      3.縮小搜尋範圍：平常利用Google或其他搜尋引擎時，如果只輸入一、兩個字，往往會出現一大堆過時或無關的資訊網站。比較好的做法是多輸入幾個關鍵字，縮小搜尋範圍。

      另外，蒐集資料時，不要一開始就利用搜尋引擎，畢竟這種方法猶如大海撈針、較不精確，通常需要更長時間才能找到你需要的資料。

      應該先思考，哪些刊物最有可能報導這個主題，而先進入相關網站查詢。或是哪些人對這主題熟稔，上網搜尋他的著作或發表的文章和談話等。然後從這些你找到的資料當中，挑出較常出現的關鍵字眼，再利用這些關鍵字進入搜尋引擎去蒐集資料。

      多花些時間，事前做好規劃，即使面對再雜亂的資訊，你也能快速歸納重點，找到你要的內容。