如何寫出一篇好報告

傻翔

本文轉載自<cheers快樂工作人雜誌>
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常煩惱自己寫不出好的報告或企劃案嗎？其實寫作能力也是專業度的表現。如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，也不知該如何回應你的訊息。以下列出12項原則，可以幫助你有效改善寫作技巧。

  企業領導諮詢顧問保羅、松頓(Paul B.Thomton)指出，好的寫作包含3項基本步驟：準備、書寫與編輯。這位經常協助經理人解決各種問題的專家，提供12項重要的寫作原則：

1、知道妳的目標是什麼。在你開始寫作以前，先想想你的目標是什麼？你要寫的是一篇只有一頁篇幅的摘要，或是長達5頁的報告？試著回答這個問題：我究竟想要讀者知道、思考哪些事情，或者要他們做什麼？

2、列清單。寫下所有你想要涵蓋的想法，這可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到，試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法，可以幫助你釐清目標。

3、整理你的想法。我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗，你很難在這樣的情況下找到你要的東西。同樣地，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。你可以用一些方法來組織你的想法：
◎依據重要性：先從最重要的資訊開始寫起，然後接著在寫下次重要的資訊。
◎以先後順序排列。描述一開始發生了什麼事情，接著又發生了哪些事，其次又是…。
◎解決問題的模式。先解釋問題所在，然後提出可能的替代方案或解決方法。
◎問答方式。先陳述問題，然後提出你的答案。
用這些方式來組織你的想法，讀者就能輕易了解你想表達的概念或重點。

4、佐證你的論點。你可以表達自己的意見，但必須提出一些佐證來支持你的論點，例如事情、例子、個人經驗、統計數字或引述，最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。

5、區隔重要論點。每個段落開頭必須有主題句，清楚說明這段內容要討論的
重點觀念。

6、善用標示記號或數字。如果你要列出或討論一串事項，請使用數字或其他標示記號來排列。

7、盡量使用簡短的句子。一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會(American Press Institute)的統計，讀者看懂15字以內的句子的機率是90%，但看懂8個字以內的句子，機率卻是百分之百。

8、用字精確。像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語意含糊、不精確的字。讀者對這些字的解讀可能和你想表達的意思有落差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。如有必要，也請對某些用字下明確的定義。

9、適當使用逗號（或頓號）。將3個以上的事項用逗（頓）號區隔開來。例如：「他最喜歡的顏色是紅色、白色和藍色。」最後，善用逗（頓號）來分隔內容詞，如：「那位高大、優雅又英俊的教授在學校教歷史。」

10、避免贅字、贅詞。沒有必要用許多意思相同的字來形容一件事。以下的例子告訴你如何避免使用贅字、贅詞。
◎「我個人認為…」「我」就已經表示你個人，所以只要寫：「我認為…」
◎「我決定將這台機器漆成灰的顏色。」灰色原本就代表一種顏色，所以你應該寫：「我決定將這台機器漆成灰色。」

11、要有結論。你真的喜歡看一齣沒有結局的電影，或一場沒有結果的運動比賽嗎？當然不會。讀者會想知道「最後的比數」是什麼。而且文章最後的結論可以將你所有的重點連結起來，加深讀者印象。

12、進行最後的編輯。將你寫好的內容重複念幾遍。第一次念的時候，注意力集中在文章的組織和句子的結構。將太長的句子縮短，刪除不必要的文字。如有必要，重新調整文章的順序。

然後再念一次，確定標點符號的使用是恰當的。

當第3次朗讀你的文章，將焦點放在遣詞用字上。檢查是否有些用字語意含糊？如果有，請用更精確的字來取代它們。

最後，大聲將你寫的內容念出來，或念給朋友聽，看看他們是否能充份了解你想要表達的意思，或者有哪些地方需要改進。

好的寫作，有很重要的一部份牽涉到編輯。很少有人可以再第一次坐下來寫東西，就能寫出一篇完美的文章。好的文章是需要反覆的修改、潤飾。多一份細心，就可減少錯誤的發生，別讓小小的疏失搞砸一切。

[ 本帖最後由 傻翔 於 2006-5-4 04:26 PM 編輯 ]

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