超效率時間筆記本

傻翔

摘自-經理人雜誌
整理-張鴻

       善用記事本，是做好時間管理最普遍、最有效的方法。摘自《大師輕鬆讀──別再看時間的臉色》，

       根據「任務大師」時間管理顧問公司創辦人茱莉‧摩根斯坦（Julie Morgenstern）的觀察，大家在時間管理上最常面臨的一項障礙，就在於看待時間的方式。

       大多數人都把時間當做是無形的，但是，每天的時間並不是取之不盡、用之不竭的，換句話說，就像我們必須把一定數量的物品，塞進櫥櫃有限的空間裡一樣，我們同樣必須把各項工作，塞進時間有限的行程表裡。事實上，每天的時間就像是個容器一樣，是個有限的儲存單位。
而善用記事本，是做好時間管理最普遍、最有效的方法。

       日本經濟學家野口悠紀雄設計出一種稱為「超整理手帳」的特殊筆記本——先拿幾張A4的紙對折再對折，然後把這幾張A4堆疊裝訂起來，每格代表一周的行程表或是筆記。使用這樣的記筆本有幾項好處：

        1.可自行用電腦設計格式，並列印使用。

        2.方便規畫長期的行程，展開後可以一次看見4周的行程表；如果把兩張行事曆黏起來，就可以安排8周的行程；在日本甚至推出了3～4張A4大小的內頁。

        3.方便備份與存檔。由於使用的是A4規格，很容易就可以影印備份，在使用完畢之後也可以用市面上各種檔案夾存檔。

        4.體積輕薄，方便攜帶。基本單位是一張紙，可以視需要隨時增添或減少，不必一次攜帶整年份的行程。

        另外也可以試著依自己的喜好調整記事本。要充分發揮記事本的效用，可以採用以下兩個方法：

        1.如果使用的是紙本的筆記本，可以在「待完成」的工作上黏一張便利貼。這樣一來，等到工作完成之後，就可以把便利貼撕掉，或者轉貼在往後幾天的頁面上。

       2.記事本也可以當做文件的管理工具。把必須保留下來的檔案一一歸檔，並在記事本裡記下自己的待辦事項與完成期限。有了合用的記事本跟幾個檔案夾，就可以把辦公桌整理得乾乾淨淨了。